Facturación electrónica en Ecuador

En la actualidad, la mayoría hemos escuchado al menos una vez, el término Facturación Electrónica. Esto se debe a que desde el año 2002, el gobierno de Ecuador por medio de la LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICAS Y MENSAJES DE DATOS, inició con las primeras normas legislativas que daban reconocimiento jurídico a los medios electrónicos en el Ecuador.

Pero sabes realmente, ¿en qué consiste la Facturación Electrónica? Según la oficina del Sistema de Rentas Internas (SRI) se define como: un documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para todos los comprobantes de venta, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Facturación tradicional vs. Facturación electrónica

Pongamos un ejemplo para entenderlo mejor.

De forma común, en Ecuador antes de emitir una factura se debe acudir a una imprenta autorizada por el SRI y comprar un talonario de facturas de papel. Estos talonarios tienen un número de autorización único que viene impreso en el papel junto con el número de cada documento.

Para emitir una factura, se debe llenar con los datos necesarios del cliente a manuscrito, realizar los cálculos correspondientes y firmar. Después, se le entrega el original al cliente y el proveedor se queda con una copia que se guarda mínimo 7 años en los archivos contables de la empresa.

Pero, con la facturación electrónica, dejaremos atrás el papel. Uno de los grandes beneficios de la facturación electrónica, es que se puede realizar la operación de forma digital desde un software, donde se solicita la autorización al SRI y la transacción queda encriptada. Entérate acerca de esta funcionalidad en Bookifi.

Asimismo, la digitalización permite que el cliente o el proveedor puedan consultar los documentos fácilmente, sin tener que movilizarse al lugar físico donde se llevó a cabo la operación y así, aminorar tiempos y costos. Adicionalmente, este tipo de comercio electrónico posee un alto nivel de seguridad, superando al tradicional.

De esta forma, nos unimos a lo digital y empezamos a dejar atrás el papel.

Además de realizar facturas autorizadas por el SRI, también se pueden generar retenciones, notas de crédito, notas de débito y guías de remisión.

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¿Sabes los beneficios de la facturación electrónica en Ecuador?

Una vez que tenemos claro que es la facturación electrónica y cómo funciona, a continuación, te informaré acerca de los múltiples beneficios que puedes aprovechar:

1. No más errores de cálculo al llenar datos: cuando rellenamos los datos podemos cometer errores. Por ejemplo, al calcular el Impuesto del Valor Agregado (IVA). Con una plataforma como Bookifi que ofrece la facturación electrónica en Ecuador, este proceso se automatiza, realizándolo a través de una página web o smartphone. Se puede escoger el cliente de tu base de datos y calcular automáticamente el IVA correspondiente.

2. Rapidez de consulta y reportes: Al quedar las facturas en una nube en el sistema, se pueden consultar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Teniendo la opción de emplear filtros o descargar como PDF, lo que hace que sea más rápido y sencillo las consultas.

3. Ahorro en gastos de papelería: es muy común que escribiendo cualquier dato del documento nos equivoquemos. Por lo que tenemos que anular la factura y hacer una nueva. Con la facturación electrónica, nos ahorramos gastos de impresión y almacenaje ya que digitalizamos los documentos.

4. Archivo y procesos administrativos mucho más eficientes: se puede consultar reportes, facturas, retenciones y mucho más de forma rápida. Con ello ahorraremos buscar en el interminable facturero físico y se reducen las posibilidades de traspapelar algún archivo. Además se puede tener distintos establecimientos y puntos de emisión lo que permite que tu negocio sea más eficaz.

5. Reducción del tiempo de envío de documentos a los clientes o proveedores: al emitir una factura electrónica se debe solicitar la autorización al SRI. Al ser aprobada, se envía el documento PDF y XML al correo del cliente. De este modo, ahorramos tiempo y automatizamos los procesos.

6. Se reducen las posibles falsificaciones: al contar directamente con una firma digital y solicitar la Autorización al SRI, la autenticidad del documento tributario se puede validar directamente en el portal.

Finalmente, ¿qué necesitas para emitir facturas electrónicas en Ecuador?

El portal del SRI detalla cuatro requisitos para poder expedir una factura electrónica:

  • Firma electrónica. Si todavía no cuentas con ella, la tramitamos por ti.
  • Plataformas que generen comprobantes electrónicos. En este caso, un sistema como Bookifi.co.
  • Conexión a Internet.
  • Clave de acceso al SRI en línea.

Incluir estos beneficios en tu negocio sólo depende ti. Si todavía no cuentas con un sistema que te ofrezca la facturación electrónica en Ecuador, haz clic aquí y empieza hoy.

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