¿Cómo administrar mi consultorio dental?

Cuando se trata de administrar tu propia empresa o en este caso tu consultorio dental, no existe un solo mecanismo efectivo. Debes considerar varios puntos para un correcto funcionamiento y potencial crecimiento.

Por ello te recomendamos tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Asignación de responsables y áreas de acción

Tu consultorio dental debe tener en cuenta una asignación de responsables o roles, para que pueda funcionar de acuerdo a los procesos establecidos y delimitar la responsabilidad de cada uno. Sobretodo para evitar sobrecarga de trabajo para ciertos miembros.

Tener una persona encargada de la parte de finanzas y operaciones es crucial ya que debe mantener el control de inventarios y presupuestos. Esa persona será la/el encargada/o de la adquisición de insumos y pago de servicios. Este rol es independiente del responsable contable, quien puede ser contratado de forma independiente al consultorio.

Un rol vital el director/a médico. Persona encargada/o de tener claro los procesos y protocolos médicos que se deben seguir. Además, deberá revisar el cumplimiento de procedimientos clínicos que debe cumplir y controlar el personal médico como enfermera/os y doctores. 

Un tercer rol es la persona encargada de la atención de pacientes,  gestión de citas y adquisición de nuevos pacientes, muchas veces llamada “secretaría/o”.

En algunos casos, existen dos personas encargadas de esta actividad, todo dependerá del presupuesto de tu consultorio. La principal función es la atención de los pacientes, quienes estarán en continúo contacto con ella/el. Deberán tener un control de la agenda así como una instrucción del manejo efectivo con pacientes para su correcta fidelización con la marca.

2. Controles y procesos operativos

Para determinar los procesos y procedimientos que deben seguir es importante poder recurrir a las normas vigentes de acuerdo a la ciudad y país establecidos, los cuales determinarán los protocolos básicos que se deben cumplir.

Por supuesto, en el aspecto médico, el jefe de área es quien establecerá los procesos a seguir de acuerdo a su expertise, y en el ámbito administrativo los procesos dependen del alcance que tenga el consultorio dental.

Es importante destacar los controles y monitoreos que deben realizarse a estos procesos para evitar cuellos de botellas y promover una mejora continua que te permitirá contar con un excelente servicio y un flujo de trabajo adecuado y estructurado.

3. Herramientas de gestión

Como aspecto final, y considerando que la gestión de un consultorio puede llegar a tener un alto flujo de pacientes, es necesario recurrir a la tecnología, sumarnos a esa era de transformación digital.

Automatizar los procedimientos repetitivos permitirá que tu consultorio dental ahorre tiene que se traduce en ganancias, para así tener un consultorio con más equipamiento, infraestructura o especialistas cualificados.

Una vez determinados los procesos, será sencillo determinar qué procedimiento necesita soporte técnico y una herramienta que permita agilizar y automatizar dicho proceso.

Un procedimiento que ser uno de los mil problemas que sufren los profesionales es la confirmación de citas. Debido a que eso se traduce para ti en pérdida de tiempo y dinero. Está comprobado que existe un factor de ausencia elevado en las citas. ¿Existe alguna solución para predecir cuando mis clientes no van a asistir?

¡Sí! Esta ausencia puede ser predicha y evitada con la herramienta adecuada.

Bookifi puede ser el aliado en la administración de tu consultorio.

Sea un consultorio nuevo o uno ya establecido por varios años, la gestión de pacientes y personal será siempre relevante. Con Bookifi, el sistema de gestión de citas no solo podrás automatizar el envío de alertas de citas 1 hora antes sino además, confirmar la misma con días de anticipación, todo a un clic de distancia.

Además Bookifi utiliza Inteligencia Artificial, para identificar a esos pacientes que presentan riesgo de ausencia a la cita.

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